Rechnungsaussteller: verschiedene Kunden unter verschiedenen Absendern abrechnen 11.09.2026
Für Veranstalter, Gruppenhäuser, Buchhaltung
Viele Veranstalter rechnen nicht alles unter demselben Namen ab. Die Klassenfahrten internationaler Schulen laufen über eine eigene Gesellschaft, die Feriencamps über eine andere - mit eigener Anschrift, eigener Bankverbindung, eigener Steuernummer und am besten auch eigenen Rechnungsnummern. Bisher trug jede Rechnung den Absender aus euren Kontoeinstellungen, für die Group Suite ergänzt um die dort hinterlegten Angaben. Wer mehr Absender brauchte, musste getrennte Accounts führen.
Mit den Rechnungsausstellern legt ihr beliebig viele weitere Absender in einem Account an und entscheidet bei jeder Rechnung, wer sie ausstellt.
Ein Aussteller, vollständig erfasst
Jeder Aussteller bekommt eine interne Bezeichnung, unter der er im Rechnungsformular erscheint, dazu seine Rechnungsanschrift, seine Bankverbindung und seine steuerlichen Angaben wie Steuernummer, Umsatzsteuer-ID, Handelsregister und Geschäftsführung. Anschrift, Bankverbindung und Steuerangaben sind Pflichtfelder - ein Aussteller wird immer vollständig angelegt, damit keine Rechnung mit halben Absenderdaten entsteht. Angaben, die von der Rechtsform abhängen, etwa Vereinsregister oder Aufsichtsrat, bleiben optional.
Die Verwaltung findet ihr im Administrationsmenü unter Rechnungsaussteller sowie als Verknüpfung in den Einstellungen unter Buchhaltung, sowohl bei den allgemeinen Kontoeinstellungen als auch bei der Group Suite.
Auswahl direkt beim Erstellen der Rechnung
Beim Anlegen einer freien Rechnung und beim Bearbeiten einer Gruppenrechnung erscheint ein zusätzlicher Block Rechnungsaussteller. Dort wählt ihr aus, wer die Rechnung ausstellt. Die Voreinstellung ist Standard (Kontoeinstellungen) - wer nichts auswählt, rechnet genau wie bisher ab. Der Block erscheint erst, wenn ihr mindestens einen Aussteller angelegt habt; für alle anderen ändert sich im Formular nichts.
Gruppenrechnungen entstehen zunächst als Entwurf. Den Aussteller könnt ihr bis zum Festschreiben beliebig wechseln, die Rechnung übernimmt immer die aktuelle Auswahl.
Eigener Nummernkreis je Aussteller
Auf Wunsch bekommt ein Aussteller einen eigenen Rechnungsnummernkreis mit eigenem Präfix. Seine Rechnungen heißen dann zum Beispiel REINT2026-201, REINT2026-202 und so weiter - sie werden lückenlos für sich gezählt und verschieben eure übrige Nummernfolge nicht. Jedes Präfix hat seinen eigenen Zähler, zwei Aussteller teilen sich also nie eine Nummernfolge.
Sobald in einem Nummernkreis die erste Rechnung ausgestellt ist, lässt sich das Präfix nicht mehr ändern. So bleiben die Nummern eindeutig. Ein Aussteller, der bereits Rechnungen ausgestellt hat, kann nicht mehr gelöscht, wohl aber archiviert werden - er wird dann bei neuen Rechnungen nicht mehr angeboten.
Stornos bleiben beim selben Absender
Stornorechnungen, Stornogebühren und Entwurfskopien übernehmen automatisch den Absender der ursprünglichen Rechnung und bleiben im selben Nummernkreis. Ihr müsst beim Stornieren also nicht darauf achten, unter welchem Aussteller die Rechnung einmal lief.
Ausgestellt ist ausgestellt
Alle Absenderangaben werden beim Erstellen einer Rechnung fest auf der Rechnung gespeichert - genau wie es bei der Empfängeradresse schon der Fall ist. Das gilt nicht nur für Rechnungen mit einem gewählten Aussteller, sondern für jede neue Rechnung. Wenn ihr später umzieht, die Bank wechselt oder einen Aussteller korrigiert, ändern sich bereits ausgestellte Rechnungen dadurch nicht mehr rückwirkend. PDF, E-Rechnung und die Rechnungsansicht im Kundenportal zeigen immer den Absender, mit dem die Rechnung ausgestellt wurde. Das entspricht den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung und erspart euch bei einer Prüfung Erklärungsbedarf.
Die Rechnungsaussteller verwaltet der Hauptbenutzer eures Accounts.
Autor: Mathias Methner