Unterlagen gezielt pro Buchung anfordern 28.09.2026
Für Veranstalter, Büro
Wer für die Prüfung einer Zuschussberechtigung arbeitet, sammelt viele verschiedene Nachweise ein: Lohnbescheinigungen, Bescheide vom Jobcenter, Mietkostennachweise, Versicherungsnachweise. Welche davon eine Familie wirklich braucht, hängt von ihrer Situation ab. Auf der Upload-Seite standen bisher aber alle Unterlagen, die ihr überhaupt anfordert - bei manchen Veranstaltern zwanzig und mehr. Die Familien mussten selbst herausfinden, was für sie gilt.
Mit dem Anfordern pro Buchung entscheidet das Büro, welche Unterlagen eine Familie sieht. Die Upload-Seite zeigt dann ausschließlich diese Punkte.
Auswählen und verschicken
Auf der Buchungsdetailseite öffnet ihr im E-Mail-Menü den Punkt Unterlagen anfordern. Ihr sieht eine Liste aller Unterlagen mit Auswahlkästchen: Pflichtunterlagen sind vorausgewählt, bereits gelieferte oder schon angeforderte Punkte sind gekennzeichnet. Rechts daneben steht die E-Mail zur Vorschau, wie ihr es von den anderen Nachrichten kennt.
Nach dem Bestätigen erhält die Familie eine E-Mail, in der die angeforderten Unterlagen aufgelistet sind - sie weiß also schon beim Lesen, worum es geht, ohne den Link zu öffnen. Der Upload-Link bleibt gültig, Unterlagen lassen sich jederzeit nachreichen.
Nachfordern und zurücknehmen
Stellt sich später heraus, dass noch ein Nachweis fehlt, fordert ihr ihn einfach nach: Die neue Anforderung kommt zu den bestehenden hinzu, bereits erledigte Punkte bleiben erledigt. Habt ihr etwas versehentlich angefordert, nehmt ihr es im Dokumenten-Panel der Buchung zurück, solange noch nichts hochgeladen wurde.
Auch die Nachfassliste wird genauer
Die Liste der fehlenden Buchungsdokumente zählt bei aktivem Anfordern nur noch das, was ihr tatsächlich angefordert habt. Buchungen, bei denen noch nie etwas angefragt wurde, stehen euch damit nicht länger im Weg.
So schaltet ihr es ein
Damit sich für euch nichts ungefragt ändert, ist das Anfordern eine Option: Ihr findet sie in den Kontoeinstellungen unter Buchungssystem im Reiter Dokumente. Ohne diese Option werden wie bisher alle Unterlagen zum Upload angeboten. Welche Unterlagen es überhaupt gibt, richtet ihr weiterhin unter Administration > Anforderungen ein.
Autor: Mathias Methner