Freie Rechnungen als Entwurf: erst prüfen, dann verbuchen 12.11.2026
Für Verwaltung und Buchhaltung
Nicht jede Rechnung gehört zu einer Buchung. Eine Hausrechnung an einen Träger, die Raummiete für einen Seminartag oder die Abrechnung einer Kooperation schreibt ihr als freie Rechnung. Bisher war eine freie Rechnung mit dem Speichern sofort verbucht. Wer sie vorher abstimmen oder in Ruhe kontrollieren wollte, musste einen Umweg über eine Belegungsgruppe nehmen. Freie Rechnungen ohne Buchung lassen sich deshalb als Entwurf speichern, genau wie die Rechnungen einer Gruppe.
So funktioniert es
- Im Formular Rechnung erstellen klickt ihr statt auf Rechnung mit obigem Datum erstellen auf Entwurf speichern.
- Auf der Entwurfsseite ändert ihr Empfänger, Positionen, Kostenstelle und Rechnungstext so oft ihr wollt und seht euch über Entwurf als PDF anzeigen den Vorabdruck an, etwa um ihn vorab zur Abstimmung zu verschicken.
- Passt alles, wählt ihr das Rechnungsdatum und klickt auf Rechnung mit obigem Datum erstellen. Die Rechnung übernimmt das Datum aus dem Formular und die beim Entwurf vergebene Nummer, nur der Zusatz „Entwurf" fällt weg. Euer Nummernkreis bleibt lückenlos.
In der Rechnungsübersicht und beim Kunden sind Entwürfe gelb markiert. Ein Stift-Button führt zurück zur Entwurfsseite, und einen Entwurf, den ihr nicht mehr braucht, archiviert ihr direkt aus der Übersicht.
Entwürfe zählen nicht mit
Ein Entwurf ist noch keine Rechnung. Er taucht deshalb in keinem Rechnungsexport auf - weder in den Excel-Exporten noch im PDF-Sammeldownload, bei DATEV oder Infoma. Auch die Umsatzstatistik und die Rabattauswertung zählen nur verbuchte Rechnungen. Das gilt ebenso für die Entwürfe von Gruppenrechnungen.
Autor: Mathias Methner